Dos and don´ts en las reglas del email

Ciudad de México

Álvaro Gordoa, Consultor en Imagen Pública, rector del Colegio de Imagen Pública. Autor de los libros Imagen Cool, El Método H.A.B.L.A y La Biblia Godínez // TW: @AlvaroGordoa

• Cuando el uso del correo electrónico se hizo común a principios de los 90, el mundo empresarial cambió. El correo electrónico ocupa ahora una parte importante de nuestra jornada laboral. Según un estudio de International Data Corporation (IDC), los trabajadores dedican el 28% de su semana laboral a leer y responder correos electrónicos.

• Mientras tratamos de trabajar más rápido y de manera más eficiente, hay reglas sociales que no debemos olvidar en la comunicación por email.

1. Cuida mucho lo que dices y cómo lo dices: el mail es frío e impersonal por lo que es muy fácil que te mal-interpreten.

2. Debes ser muy cuidadoso de tu ortografía y redacción pues ya sabemos que habla muchísimo de nuestra imagen.

3. Elige bien a quién le mandas el mail: solamente copia a las personas de tu lista que deban enterarse; cuida mucho dónde pones las direcciones, si quieres que todos se enteren quién está en la lista ponlas en la barra de “To” o “CC” (para y con copia) si quieres que sea más personal usa el “BCC” (con copia oculta).

4. Siempre pon un asunto o subject en tus correos para avisar de qué se trata.

5. Trata que tu dirección sea sencilla y no la andes cambiando constantemente.

6. Todos los correos electrónicos que recibas (que no sean chistes o cadenas) se deben responder. Trata de que no pase más de un día sin contestar un correo importante.

7. Al responder correos masivos fíjate bien si únicamente le debes contestar al que te lo mandó o a toda su lista.

8. Resiste la tentación de enviar chistes, cadenas y demás a todos tus contactos. Si vas a mandar algo que no tiene un propósito informativo, ¡fíjate muy bien a quién se lo mandas y no a todos tus contactos!

9. No satures los correos de tus amigos, un videíto o chiste de vez en cuando te puede hacer el día; pero te lo arruina si al abrir tu Inbox tienes 75 mensajes nuevos de la misma persona y todavía tus otros amigos cometen el error de comentar el punto copiándole a todos.

10. NO GRITES AL ESCRIBIR CORREOS ELECTRÓ-NICOS… El usar únicamente mayúsculas da la sensación de que estás gritando y hace agresivo nuestro mensaje.

11. Los mensajes deben ser cortos y concisos, pero amables y corteses. Evita hablar como telegrama o, por el contrario, echarte un súper-rollo.

12. Programa tu firma electrónica para que no tengas que ponerla cada vez que mandas un mail.

13. No confundas el correo electrónico con un medio íntimo o privado, más gente de la que tú crees va a ver ese mail y si trae información confidencial o un buen chisme el mundo entero se enterará.