Email (and text) like a boss!

En entrevista con Martha debayle en W, Álvaro Gordoa, consultor en imagen pública, rector del Colegio de Imagen Pública. Autor de los libros Imagen Cool, El Método H.A.B.L.A y La Biblia Godínez.

TW: @AlvaroGordoa // IG: @alvarogordoa // imagenpublica.mx

Facts:

● Según Internet Live Stats, se envían casi 2.7 millones de correos electrónicos por segundo más de 200,000 millones cada día = más de 30 correos electrónicos por cada habitante del planeta, cada día.

● Bill Clinton afirma que sólo envió 2 correos electrónicos como presidente y el primero -que fue a Carl Bildt, el entonces primer ministro de Suecia- estaba TODO EN MAYÚSCULAS, como si estuviera gritando (se cree que, evidentemente, fueron más correos, pero ya no lo dejaban enviarlos a él).

● Según Statista, pasamos 19 horas al mes en WhatsApp.

● En el mundo se mandan 100,000 millones de mensajes de WhatsApp diarios.

● Después de 24 horas de haber sido enviado, la probabilidad de que alguien lea un correo electrónico es del 1%.

● Los usuarios de WhatsApp contestan en un minuto, en promedio.

● La gente pasa 5.4 horas al día revisando el correo electrónico. Es decir, 3.3 horas diarias en el correo electrónico del trabajo y 2,1 horas en el correo electrónico personal.

El correo y el WhatsApp son una extensión de nuestra imagen, un medio de comunicación que lleva nuestro sello.

● Antes de darle «ENVIAR» hay que asegurarse de que se utiliza el correo o los mensajes de la forma correcta.

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El correo electrónico debe ser:

- Pertinente. Utilizar el correo electrónico cuando una llamada rápida o una conversación cara a cara no sean suficientes. Los correos electrónicos deben ser necesarios y relevantes para el destinatario.

- Oportuno. Cuando el tiempo apremia, el correo electrónico puede ser la herramienta perfecta. Permite enviar rápidamente información relevante a todos los miembros del equipo.

● La forma en la que uno se dirige al interlocutor es FUNDAMENTAL.

Aquí unos ejemplos:

1.- Tomó más tiempo, pero se puede manejar:

● Disculpa por la demora: Esta frase solo se disculpa por la tardanza, pero no ofrece ninguna solución o alternativa para manejar la situación.

● Gracias por tu paciencia: Muestra apreciación por la paciencia de la otra persona y reconoce el tiempo que han tenido que esperar. Además, se abre la posibilidad de manejar la situación de manera adecuada.

2.- Mi horario también importa:

● ¿Qué te funciona mejor?: Esta pregunta pone la responsabilidad de encontrar un horario conveniente únicamente en la otra persona, sin mostrar consideración por tu propia disponibilidad.

● ¿Podrías estar...?: Muestra una actitud más equilibrada y considerada. Al ofrecer opciones, demuestras tu disposición a adaptarte y colaborar para encontrar un horario que funcione para ambos.

3-. Sí, de nada:

● No hay problema, no te preocupes: Esta respuesta puede sonar indiferente o poco involucrada. No brinda una sensación de apoyo o ayuda genuina.

● Siempre feliz de ayudar: Esta respuesta muestra una actitud positiva y receptiva hacia las solicitudes de los demás. Transmites disposición y entusiasmo para brindar ayuda.

4-. Sé lo que estoy haciendo:

● Creo que tal vez deberíamos...: Esta frase suena dudosa y no transmite confianza en tus habilidades o conocimientos. Puede dar la impresión de que no estás seguro de tus decisiones.

● Sería mejor si...: Esta frase sugiere una alternativa o un cambio sin dudar de tus habilidades. Muestra una actitud abierta a considerar diferentes enfoques y encontrar la mejor solución.

5-. Discutir algo importante:

● (Explica todo en el correo electrónico): En algunos casos, explicar todo en un correo electrónico puede resultar abrumador o confuso. No permite una interacción en tiempo real para aclarar dudas o tener una conversación más fluida.

● Sería más fácil discutirlo en persona: Esta frase reconoce que el tema es importante y que una discusión en persona permitiría una comunicación más efectiva y una comprensión más profunda. Propone una alternativa que fomenta una mejor interacción.

6-. ¿Lo entiendes?:

● Espero que tenga sentido: Esto genera la percepción de ser una persona que duda, tímida e incapaz.

● Avísame si tienes preguntas: Esto genera la percepción de ser una persona segura, decidida y capaz. 

7-. ¿Dónde diablos estamos en esto?:

● Solo quería dar seguimiento: Dejas abierta la opción de respuesta, ocasionando que la otra persona no sea específica.

● ¿Cuándo puedo tener una respuesta?: Obliga a la otra persona a dar una respuesta puntual y específica.

8-. Cometí un pequeño error:

● Ah, lo siento, fue mi error, lo pasé por alto por completo: Esta respuesta puede sonar poco profesional y minimizar la importancia del error. No ofrece una solución o plan para corregirlo.

● Gracias por avisarme: Al agradecer a la persona que te informó sobre el error, muestras aprecio por su contribución y demuestras tu disposición para abordar el problema. Además, puedes seguir con una discusión sobre cómo solucionarlo o evitarlo en el futuro.

9-. Tengo una cita:

● ¿Podría salir temprano?: Esta frase suena demasiado pasiva y no transmite suficiente confianza y asertividad. En un entorno profesional, es importante comunicarse de manera clara y directa. En lugar de hacer una pregunta abierta, es mejor presentar una solicitud o una propuesta más específica.

● Tendré que salir a las...: Al utilizar esta frase, estás comunicando de manera más efectiva y asertiva que tendrás que salir temprano.

Proporcionas una información clara y directa sin dejar lugar a interpretaciones erróneas. Sin embargo, es importante asegurarse de agregar la hora precisa a la frase para que los demás sepan exactamente cuándo planeas salir.

10-. Cuando la gente no lee:

● Como lo puse en el mail anterior: Esta frase puede sonar frustrada o impaciente. No ofrece una solución clara o una forma constructiva de abordar el problema. Puede generar una impresión negativa y dificultar la comunicación efectiva.

● Como tal vez no quedó tan puntualizado en el correo anterior, lo recalco: Esta frase muestra una actitud más diplomática y considerada. Reconoce que puede haber habido una falta de claridad en el correo anterior y ofrece una oportunidad para aclarar y enfatizar la información importante. Al recalcarlo, demuestras una preocupación genuina por la comprensión mutua y abres la puerta a una mejor comunicación.

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