CON MARTHA DEBAYLE. Los distractores que matan tu productividad

México

Helios Herrera, director general de HH Consultores, con experiencia de más de 26 años en el área de Capacitación Humanística, Motivación, Superación Personal, Desarrollo Empresarial y Ventas.

¿Quién siente que su día necesita más horas para terminar con todos los pendientes? El punto es que el día tiene 24 horas, el tema acá es cómo estas usando cada una de éstas para tus objetivos.

Un día tiene 1440 minutos, cada uno de ellos es sumamente valioso cuando tienes una meta que alcanzar, un sueño que construir, pendientes que atender…. Pero a veces desperdiciamos esos valiosos minutos destinados para producir y lo peor es que ¡la mayoría de las veces ni lo notamos!

De acuerdo con la firma norteamericana At Task los trabajadores solo dedican 45% de su tiempo a ejecutar su trabajo.

Les vamos a dar una lista de los distractores que son los responsables de que tu productividad muera y pierdas el tiempo de tu día, cada uno de ellos viene con un solucionador para contrarrestar de manera eficaz el nivel de distracción que conlleva:

Redes sociales: Y ojo aquí: Facebook, Twitter, Instagram y otras tantas, pueden ser herramientas de comunicación que nos permiten estar conectados con nuestros amigos, familiares y hasta clientes potenciales. Pero también absorben valiosos minutos, y es que es fácil perder la noción del tiempo viendo fotos, memes e hilos de historias graciosas, en esta época, somos culturalmente adictos a las redes sociales.

Según el estudio Digital In del 2019 elaborado por We Are Social y Hootsuite, a nivel mundial existen más de 5,100 millones de usuarios de internet, de los cuales casi el 69% son usuarios asiduos y recurrentes de las redes sociales. De ellos, un 83% suele ser activo en al menos una de sus cuentas; el tiempo promedio que un usuario está conectado a redes sociales (sumando todos los tiempos) es de 2 HORAS 16 MINUTOS AL DÍA, esto son 32.85 días al año.

Sugerencia: mientras no sea para promocionar tu negocio o trabajo, yo recomiendo NO entrar a redes sociales en horario laboral. Esos memes graciosos no van a ir a un lado y pueden esperar, así que velos después de tu horario laboral.

El celular: Y no solo las llamadas, sino las horas que podemos pasar platicando por mensajes, como WhatsApp y otras apps, desde contestar ese mensaje que es “urgente” hasta los que solo mandas un emoji o sticker, suma una buena cantidad de minutos.

Sugerencia: Limita y contesta mensajes en ciertos momentos, pon un horario de atención o bien, date pausas del trabajo, que sean “breaks” planeados, medidos y cronometrados para esos fines. Si de plano sientes que las notificaciones te distraen mucho puedes poner tu celular en modo avión o apagarlo en esos momentos y actividades que requieren tu atención al 100%.

Caos en el trabajo: El ambiente puede ser un factor de distracción, está bien ser muy relajados y amigables en la oficina (hoy en día, en el hogar), los chismes, dimes y diretes son recurrentes, pero también es necesario momentos de silencio o de trabajo enfocado.

Sugerencia: Una idea para esto es establecer una política de “puerta cerrada” en determinado horario (por lo menos una hora), la cual se puede completar con una pizarra en la puerta para que los miembros de tu equipo puedan dejarte una nota con lo que necesiten cuando esté cerrada y así evitar constantes interrupciones, en estos momentos de cuarentena, puedes poner tu celular en modo avión y pedirles que te dejen un mensaje o correo de las cosas que necesitan de ti para evitar que este momento de enfoque se pierda.

Mucho mail: Seguro esto te ha pasado, que al medio día te das cuenta que llevas toda la mañana “trabajando” y solo has respondido correos, fuera de eso no hay nada de tu proyecto o de tu trabajo terminado. Eso nos pasa porque queremos responder todos los mails en cuanto nos llegan.

Sugerencia: Si necesitas la concentración al tope en tu trabajo, programa tu correo para que se actualice cada 30 o 60 minutos, y al finalizar ese tiempo puedes darte un breve espacio para responder primero los que sean “urgentes”, después los que tengan una segunda prioridad y en otro momento los “deseables”. Procura tener tiempo destinados a los mails, al llegar a la oficina como primera actividad, es un buen momento, luego otro a medio día y posteriormente antes de salir de la oficina.

Las espirales eternas de búsquedas en internet: En internet es muy fácil entrar a una página y pensar que solo te tomará un minuto buscar alguna información que necesitas, y de clic en clic, de nota en nota, de chisme en chisme se te puede ir mucho tiempo sin darte cuenta. Y ahora con los “titulares falsos” y las “búsquedas sugeridas”, ¡vaya que una visita a internet puede terminar en horas perdidas!

Te aseguro que el marcador del partido, el blog que te divierte leer, la reseña de la última serie o película de Netflix y el último chiste del artista de moda estarán ahí para cuando termines de trabajar.

Sugerencia: deja las búsquedas para los momentos de ocio, respetando tu horario de productividad y enfócate en aquella información que necesitas, evita divagar en notas que NO son prioridad o que no te llevan al objetivo primordial de tu búsqueda.

Actividades fuera de la agenda: Parar tu trabajo y tus horas creativas para atender citas no programadas puede ser peligroso. Visitas inesperadas: Si bien ahorita es recomendable no recibir ni hacer visitas, es una de las cosas más comunes y suelen cortar o distraer una jornada de trabajo que pudo ser muy productiva

Sugerencia: No dudo que haya citas que son impostergables, pero mi consejo es que trates que sean las menso posibles y procures terminar aquello en lo que estás trabajando antes de atender una cita “extra”, seguro podrá esperar unos minutos, en cuanto a las visitas, puedes atenderlos, pero dejarles claro que sería óptimo que la próxima vez que te visiten pudieran avisar y que estás a media jornada de trabajo por lo que necesitar volver a enfocarte en ello a la brevedad, en caso de ser un “urgente” dedícale prioridad y anuncia el tiempo que tienes destinado a ello, 100% enfocado en ello.

Juntitis : existen momentos en los que se abusa de las reuniones, incluso hay reuniones en las que participa gente que NO debería participar y no nos damos cuenta que esto es dinero tirado a la basura porque se invierten horas “hombre”.

Sugerencia: haz juntas solo para aquellos temas que es estrictamente necesario, diseña el contenido a tratar en ella y verifica que las personas convocadas sean las que tienen que estar, por supuesto lo que no sea necesario tratar en una junta, con un correo o comentario en los tan usados grupos de WhatsApp es suficiente. También puedes hacer algo a lo que llamo “juntas de pie”.

Ausencia de descanso: Si, así como las excesivas pausas son peligrosas, también lo es la ausencia de breaks, trabajar horas seguidas sin descanso puede que te agote y te deje sin creatividad, dispersarás tu mente. Parecerá que estás muy ocupado, pero no conseguirás avanzar mucho.

Sugerencia: Hoy día existen muchos tips para incorporar estas pausas creativas a tu proceso de trabajo, por ejemplo, existe la técnica “Pomodoro”, va en dividir tu jornada en lapsos de 25 minutos de trabajo, después de eso hay 2 minutos de descanso. A cada uno de estos periodos de 25 minutos se llama Pomodoro. Después de 4 pomodoros de 25 minutos debes dar paso a un descanso prolongado, de 20 minutos. Esto es de gran importancia, ya que te ayudará a desconectar de la tarea que estabas haciendo y te permitirá despejar tu mente, por ello seguir siendo creativo.

.Sin plan: El error más común es no saber qué se quiere lograr, cuál es la meta a lograr. Si no sabes adónde vas es difícil saber qué esperas para el final de un año, o de un mes incluso al final esta semana, y sin saber cómo vas a trabajar el día de hoy, es difícil hacer productivas cada una de tus horas y minutos.

Sugerencia: Antes de seguir adelante define una meta y divide esta en actividades más pequeñas, llena tu agenda de estas actividades, es decir, establece un plan de acción concreto, ponte fechas y plazos para cada actividad.